Best Job Scopes وظائف شاغرة وفرص عمل في لبنان والشرق الأوسط والعالم
وظائف شاغرة في لبنان: منسق إداري (Administrative Coordinator) لدى منظمة Montada Plus
القطاع: خدمات الإغاثة
آخر موعد للتقديم: السبت، 20 سبتمبر 2025
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: 3 أشهر فترة اختبار – 6 أشهر قابلة للتمديد
الراتب: بين 945$ و 1215$ بناءً على الخبرة والمؤهلات بالإضافة إلى 50% من قيمة الراتب.
نطاق الراتب: بين 1500 و 2000 دولار أمريكي
درجة التعليم: بكالوريوس
متطلبات الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات
اللغات المطلوبة:
- اللغة العربية: بطلاقة
- اللغة الإنجليزية: ممتاز
- اللغة الفرنسية: جيد
الموقع: بيروت، لبنان
الوصف الوظيفي:
تبحث منظمة Montada Plus عن منسق إداري لتنظيم وتنسيق العمليات الإدارية داخل المؤسسة مما يسهل عملية اتخاذ القرارات ويعزز التنسيق مع كافة وحدات المكتب الميداني. سيتولى المنسق الإداري دورًا فعالًا في التواصل مع المؤسسات والجهات داخل الدولة، مما يساهم في تحسين سير العمل داخل المنظمة.
المهام والمسؤوليات:
إدارة شؤون المكاتب الميدانية:
- القيام بالأعمال والخدمات المكتبية التي تسهم في سير العمل.
- تنظيم وحفظ الملفات والمستندات وأرشفتها لسهولة الوصول إليها.
- تنفيذ الكتب والمراسلات الرسمية وإعداد القرارات الإدارية.
- الإعداد والتحضير للاجتماعات والمقابلات المتعلقة بالعمل.
- متابعة طلبات الاحتياجات المتعلقة بالعمل وتنسيقها.
- استلام الكتب الواردة والصادرة وتسجيلها وتوزيعها للموظفين المعنيين.
- التنسيق مع كافة الوحدات الإدارية بالمكتب بشأن المراسلات والموضوعات المتعلقة بالعمل.
- رفع التقارير الدورية وغير الدورية لمدير المكتب المباشر.
- المحافظة على سرية المعلومات التي يطلع عليها بحكم وظيفته.
- متابعة الإجراءات الإدارية والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية.
- المساعدة في تجميع تقارير تقييم الأداء وتحليلها.
الامتثال والحوكمة:
- إعلام المسؤول المباشر عن أي مشكلة تتعلق بالأصول الثابتة الخاصة بالمكتب.
الصلاحيات:
- تطبيق إجراء الأرشفة للمستندات ذات العلاقة.
- إدارة الاتصالات الهاتفية والرد على الاستفسارات.
- كتابة وإرسال البريد الإلكتروني والمراسلات الداخلية.
- تنظيم الاجتماعات وجدولتها.
- إعداد جداول الأعمال وتوزيعها على المشاركين.
- تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- إدارة اللوازم المكتبية وضمان توفرها.
- مراقبة المخزون وإدارة التوريدات.
- إعداد التقارير الدورية عن الأنشطة الإدارية.
كيفية التقديم:
يرجى تقديم طلبك عبر البريد الإلكتروني:
البريد الإلكتروني: a.khatib@montadaplus.com
رابط التقديم: رابط التقديم
Job Vacancy in Lebanon: Administrative Coordinator at Montada Plus
Sector: Relief Services
Application Deadline: Saturday, 20th September 2025
Contract Type: Full-time
Job Duration: 3 months probation period – 6 months renewable
Salary: Between $945 and $1215, depending on experience and qualifications, plus 50% of the salary.
Salary Range: Between $1500 and $2000 USD
Educational Qualification: Bachelor's Degree
Experience Requirements: 3 to 5 years
Languages Required:
- Arabic: Fluent
- English: Excellent
- French: Good
Location: Beirut, Lebanon
Job Description:
Montada Plus is seeking an Administrative Coordinator to organize and coordinate administrative operations within the organization, facilitating decision-making and enhancing coordination with all field office units. This role will be instrumental in managing communication with both internal institutions and external entities within the country.
Key Responsibilities:
Field Office Management:
- Perform office tasks and services that contribute to workflow efficiency.
- Organize, store, and archive files and documents for easy access.
- Execute official letters and prepare administrative decisions.
- Prepare and organize meetings and interviews related to work.
- Handle work-related requests and follow up on them.
- Receive and register incoming and outgoing letters and distribute them to the relevant employees.
- Coordinate with all administrative units regarding communications and work-related issues.
- Submit regular and ad-hoc reports to the direct office manager.
- Maintain the confidentiality of sensitive information.
- Follow up on administrative procedures and coordinate with internal and external parties.
- Assist in compiling and analyzing performance evaluation reports for the annual review.
Compliance and Governance:
- Inform the direct supervisor of any issues related to office fixed assets.
Authority:
- Implement archiving procedures for related documents.
- Manage phone communications and respond to inquiries.
- Write and send internal emails and official correspondence.
- Organize and schedule meetings, both internal and external.
- Prepare meeting agendas and distribute them to participants.
- Take minutes during meetings and distribute them accordingly.
- Manage office supplies and ensure they are available.
- Monitor inventory and manage supplies.
- Prepare regular reports on administrative activities.
How to Apply:
Please submit your application via email:
Email: a.khatib@montadaplus.com
Application Link: Apply Here
